CAJA
Introducción
En este módulo se podrán administrar, así como generar, todos lo relacionado con el cobro y el manejo de la caja.
El sistema maneja un turno de caja por sucursal, de tal forma que uno de los usuarios registrados en el sistema deberá abrir un turno y en este se contabilizarán todos los pagos que se hagan durante el mismo. El usuario que haya abierto el turno fungirá como responsable de los cobros. Al final del día o al momento de cambio de turno, el usuario deberá cerrar su turno y en ese momento se generará un reporte de caja en el cual, se encontrará entre otra información de los pagos recibidos.
Ventas por Cobrar
En la pantalla de ventas por cobrar se encontrará con un listado de las ventas generadas en el día; y que tengan un saldo pendiente de pago, además contará con una sección de búsqueda con diferentes filtros que permitirán localizar ventas por cobrar de fechas anteriores. Una vez que se ha ingresado uno o varios datos, clic en buscar, y se mostrará una tabla con los resultados obtenidos, así como el saldo, un icono de cobrar y la funcionalidad de exportar a Excel dicha información.
Al dar clic en el icono de Cobrar, se muestra la pantalla para realizar el registro del mismo.
La pantalla permite la captura de un nuevo pago ya sea como anticipo, o bien el saldo total de la venta.
Se cuenta con un campo para registrar la cantidad a pagar, además de una opción para hacer el calculo automático para: pagar el total del saldo, el 50% u otra cantidad y la forma de pago. Así mismo, se cuenta con dos formas de pago adicionales: Saldo a favor y Puntos:
- Saldo a favor. Funcionalidad de aplicar saldo a favor a un paciente, ya sea por alguna cancelación o devolución anterior.
- Puntos. De seleccionar el pago con monedero electronico, se habilitará un campo para capturar el número de tarjeta a utilizar, al capturar el número y dar clic en el ícono de buscar se mostrarán los puntos disponibles y su monto correspondiente en moneda.
A continuación capturar los datos de referencia y número de recibo (opcional). Al guardar el pago, se habilitaràn las opciones de: Ir a ventas por cobrar, Imprimir ticket y la opción de capturar otro pago con diferente forma de pago.
Nota: La funcionalidad de capturar la contraseña es un parametro configurable en: Módulo Configuración/ Valores/ Caja/ Capturar contraseña al registrar un pago de caja
Historico de pagos
Sección que permite consultar los pagos y devoluciones de las ventas generadas.
La pantallla cuenta con diferentes filtros para realizar una búsqueda personalizada, al ingresar uno o varios datos se visualiza el resultado del mismo.
Cada resultado contará con las siguientes opciones:
Detalle: Permite consultar la información del pago, así como la impresión en formato ticket y tamaño carta.
Editar tipo de pago: Permite editar el tipo de pago original y la comisión pagada por tarjeta, este último campo se habilita para cualquier tipo de pago que sea seleccionado.
Turnos de Caja
La pantallla cuenta con filtros de búsqueda para consultar un reporte en especifico o de manera general. Al realizar la misma cada uno de lo reportes cuenta con las opciones de:
- Reporte: Mostrará el Reporte de turno de caja.
- Reporte Excel: Descarga del reporte en formato excel.
- Cerrar: Esta opción solo estará disponible para el turno de caja que se encuentre activo, al dar clic se mostrará la pantalla de Cierre de turno de caja.
- Nuevo: Abrir nuevo turno de caja.
Reporte de turno de caja: Muestra la informacion de las ventas generadas, asi como lo pagos recibidos, gastos registrados, salida de productos, etc..
Al final del formato se cuentan con las opciones de:
- Ticket. Formato de ticket termico.
- Formato Normal. Formato tamaño carta.
- Imprimir. Impresión del reporte.
Nuevo Turno de Caja
Seleccionar el usuario que sera responsable de la caja, capturar su contraseña, si lo requieren registrar el fondo de caja inicial y clic en el botón de abrir.
Cierre de Turno de Caja
La validación del cierre de turno se realiza por medio del usuario y contraseña que aperturo el mismo,o bien por el Administrador.
Confirmación de Anticipos
En esta opción, el cajero en turno podra confirmar los anticipos o pagos que otros vendedores han registrado en su ausencia.
En pantalla se mostrará la opción de realizar la búsqueda de Anticipos por confirmar o bien los que han sido confirmados, en ambos casos por un rango de fechas.
Al dar clic en confirmar, se mostrará el mensaje de ¿Está seguro de confirmar el pago?, con la opción aceptar o cancelar. Al realizar lo anterior se quitarán de la lista.
Saldos a favor
En esta opción se consultan o registran los saldos a favor para los pacientes. El proceso es el siguiente:
Al seleccionar al paciente se mostrará el monto que tiene disponible como saldo a favor.
Incrementar saldo:
- Realizar la búsqueda del paciente por medio de la lupa.
- Seleccionar el movimiento "otorgar" y el monto a depositar.
- Seleccionar el tipo de pago.
- Para guardar el registro, se deberá ingresar la contraseña del cajero responsable en turno. Una vez que se ha registrado la información clic en el Guardar.
Descontar saldo:
- Realizar la búsqueda del paciente por medio de la lupa.
- Seleccionar el movimiento descontar y el monto a que sera descontado.
- Seleccionar el tipo de pago
- Para guardar el registro, se deberá ingresar la contraseña del cajero responsable en turno. Una vez que se ha registrado la información clic en el Guardar.
Monedero Electrónico
Permite consultar el saldo de los clientes, así como agregar más puntos. La búsqueda de la tarjeta se realiaza ingresando el número de las misma, de encontrarse previamente activada se mostrará la información de los puntos y monto disponible, asi como la opción de agregar o descontar:
Activar nuevo monedero:
- Ingresar el numero de tarjeta
- Enter o clic en el icono de buscar.
- La tarjeta no se encuentra activa ¿Desea activarla? Confirmar
Al quedar activa, se podra realizar la asignación de puntos desde dicha sección.
Gasto sucursal
Permite capturar los gastos que se generen en la sucursal, y los cuales seran pagados de la caja. Todos los gastos que se registren en dicha sección seran visualizados y descontados del corte de caja y turno que se encuentre activo en ese momento.
La pantalla cuenta con filtro por rango de fechas para una búsqueda personalizada y el cual corresponde a los turnos de caja, asi como una seccion de resultados donde se mustra el resultado de lo anterior. Cada registro cuenta con la información del gasto, asi como la opción de cancelar.
La cancelación de un gasto, afectará el reporte del turno de caja en que se realizo la captura original.
Nuevo gasto. La opción de nuevo permite realizar la captura de un nuevo gasto, en la misma se ingresará el concepto, monto y se debera ingresar la contraseña del cajero. Al guardar la información esta sera visualizada en el turno de caja con un tipo de movimiento de salida. Por default aparecerá que el gasto es en efectivo ya que es la unica opción que permite el sistema.
