MOSTRADOR

Edición de Venta

La edición de una venta, se realiza ingresando al módulo de mostrador/ historico de ventas/editar.

El proceso es como sigue:

 Clic en el botòn ANTERIOR, lo cúal  llevarà a la ventana de lentes,en caso de requerir editar dicho dato, clic en el icono de lapìz

Al dar clic en dicho icono, nos mostrará la información del lente, realizar las modificaciones deseadas y clic en el botòn de ACTUALIZAR, para llevar acabo la edición de productos, clic en nuevamente en el botón de ANTERIOR. Se mostrará la ventana de los productos capturados. Ya sea para agregar nuevos productos o eliminar.

Al realizar las modificaciones, damos clic en CONTINUAR, en caso de requerir cambiar algun dato del paciente omitimos el paso anterior y damos clic en ANTERIOR

Una vez hechas las modificaciones damos clic en el botòn de CONTINUAR de las ventanas descritas anteriormente, y finalizamos con el botòn de ACTUALIZAR. La funcionalidad de capturar la contraseña es un parametro configurable en:  Módulo Configuración/ Valores/ Seguridad/ Capturar contraseña al editar una nota) 

Al realizar lo anterior,se visualiza el detalle de la venta, asi como, los siguiente botones:

Ver Historia: Consulta de modificaciones realizadas en la venta.

Cancelar: Cancelaciòn de la venta.

Devolución: Sección que permite realizar una devolución. En caso de que la venta cuente con un paciente asignado, se contará con un tipo de devolución: Saldo a favor. Ingresar el monto a devolver, el tipo de devolución, la referencia (dato opcional) y la contraseña. Clic en Guardar

Imprimir nota: Detalle de la venta en formato convencional.

Imprimir ticket: Detalle de la venta en formato ticket térmico.

Imprimir hoja de laboratorio: Detalle de trabajo a realizar en formato convencional o ticket térmico.

Enviar a facturador.

De contar con el servicio de facturación contratado, podra generar el CFDI por medio de una venta generada en e-Optics, para tal efecto se dara clic en el icono de ENVIAR A FACTURADOR. Aquellas ventas que han sido facturadas se visualizarán con la leyenda "Esta venta ya ha sido facturada.

Al dar clic, se mostrará la siguiente ventana:

La cuál esta divida por los siguientes conceptos:

Datos fiscales: Se visualizan los datos del paciente que previamente fueron cargardos en la informacion del paciente: Consultas/ Pacientes/Detalle/ Datos de facturación. De igual forma se podrán capturar de forma manual. Los datos marcados con * son campos obligatorios.

Datos Factura: En esta sección se ingresan los datos de:

• Uso de CFDI.

• Exportación.

• Método de pago.

• Forma de pago.

• Sucursal. ( selección de a sucursal que esta facturando)

• Notas: Opcional.

Partidas. En esta sección se muestran todos los prooductos o lentes que integran la venta.

Una vez concluido lo anterior,dar clic en Generar Factura Electrónica, se mostrará un alerta que nos indica que la factura ha sido enviada al correo ingresado.

NOTA: La edición, cancelación etc... de los CFDI se debera realizar en la página del proveedor de facturación electronica, por lo que el seguimiento a las mismas  se deberá realizar por medio de dicha plataforma.

Cancelación de ventas.

La cancelación de las ventas generadas, se realiza ingresando al Módulo de Histórico de ventas/ detalle. Se muestra el botón de cancelar, al dar clic se visualiza una ventana en la cual se solicitan algunos datos,  de requerir realizar una devolución se deberá tildear la opción de: La venta tiene pagos aplicados ¿Desea realizar la devolución?

Al realizar lo anterior, la venta pasa a un estatus de Autorizacion pendiente de cancelación, para generar lo anterior y con el objetivo de que las piezas que integran la venta sean regresadas al inventario, el Administrador ingresará al módulo de mostrador/ autorización de cancelaciones.

Autorización de cancelaciones

El sistema cuenta con un valor parametrizable que permite que las cancelaciones pasen por un  flujo de autorización donde se confirme la cancelación de una venta. Este parametro se puede determinar desde la sección de Configuración/Valores. En el caso de que se tenga definido de esta forma, en la pantalla de Autorización de cancelaciones aparecerán todas las notas que se han cancelado y estan en espera de autorización.

Las piezas de los productos o lentes que integren una venta y que no ha sido autorizadas, no se regresarán al inventario.

Para cada registro se cuenta con las siguiente opciones.

- Detalle. Donde podremos ver el detalle de la venta.

- Autorizar. Al dar clic se autoriza la cancelación  y se lleva a cabo el cambio de estatus.

- Rechazar. Si seleccionamos esta opción se rechaza la cancelación y la venta vuelve a estar en estatus de activa.

Una venta que se encuentre con el estatus de pendiente por autorizar y de contar con saldo pagado, contara con la opción de realizar una devolución.

Nueva Venta.

Al ingresar, se visualizarán 3 tipos de venta:

Orden de trabajo: Venta que incluye paciente, trabajo(lentes) y productos.

Venta General: Venta sin trabajo. No es necesario el nombre del cliente y no se incluye un trabajo.

Apartado: Venta de productos con sistema de apartado. Requerido nombre del cliente.

Venta Orden de trabajo:

• Seleccionar el paciente (dato requerido). Para localizar al paciente, haga clic en el ícono de la lupa y se abrirá la ventana de búsqueda de pacientes, o bien escribirlo de forma manual.
• Empresa: Por default este dato se mostrará al momento de seleccionar el paciente y si este trabaja en alguna empresa con la que se tenga convenio; sin embargom, se cuenta con la opción de modificar dicho dato.
• Consultas: En caso de requerir obtener los datos de la graduación a partir de una consulta, seleccionar la misma, o bien, asignar a un doctor. El permiso que permite la asignación de doctor: Valores de Configuración
• Fecha: Por default, el sistema muestra la fecha en que se está generando la venta, contando con la opción a cambiarla de forma manual.
• Fecha de entrega: Captura requerida.
• Pase/Vale y Fecha Pase: Datos opcionales que corresponden a la empresa de la que proviene el paciente.

Clic en CONTINUAR. En la siguiente ventana, seleccionar el armazón, montura, accesorio, etc. que se incluirá en la venta; o bien, seleccionar el paquete que previamente se configuró: opción de selección de paquetes.

Para incluir los productos, se cuenta con las siguientes opciones:

• 1.- Teclear el código del producto y presionar la tecla enter o el icono de la flecha hacia abajo. Al momento de teclear o escanear un producto existente sumará la cantidad.
• 2.- Escanear un código previamente impreso por medio del lector de códigos de barras. Al momento de escanear un producto ya existente sumará la cantidad.
• 3.-Realizar la búsqueda de productos. Para usar esta opción se deberá dar clic en el icono de búsqueda, el cual muestra una lupa. Se abrirá una ventana de búsqueda para seleccionar el producto. De igual forma, se puede consultar el precio final del producto en caso de contar con un descuento:

• Por cada producto que se incluya se mostrará un control de captura numérica, donde podremos seleccionar la cantidad a vender. También tenemos la opción de aplicar algún descuento: Porcentaje de descuento [%], monto de descuento [$] o asignar un precio específico [($)] Esta opción pudiera estar deshabilitada de acuerdo a la configuración del sistema.
• Para borrar un renglón, clic en el icono de borrar (x).

Clic en CONTINUAR. En la siguiente pantalla se asignará el Trabajo, Clic en Agregar Trabajo.

Agregar Trabajo:

Si el doctor selecciono un tipo de lente como recomendación, dar clic en el botón llamado ASIGNA CONSULTA, se mostraran los datos que asignó el optometrista:

Nota: La selección de recomendado desde la consulta, solo permite la asignación del mismo en la venta, ya que de cambiar a otro tipo de visión y dar nuevamente en asignar consulta, mostrara nuevamente los datos del tipo del lente y graduación seleccionado como recomendado desde la consulta.

En caso de no haber configurado ningún tipo de lente como recomendado desde la consulta, de forma manual seleccionar el tipo de visión (campo lentes) y ASIGNAR CONSULTA.

De requerir asignar el armazón o montura a este trabajo, clic en Armazón/productos Asig.

Clic en Agregar.

 En la siguiente ventana nos mostrará el detalle de lente, así como, el precio. Cuenta con las opciones de editar y borrar. En caso de no contar con el precio del lente, podrá ser aplicado de forma manual siempre y cuando se tenga configurado con el parámetro que permite dicha opción.

Clic en Continuar. La pantalla muestra el resumen de la venta, contando con los botones de:

Anterior: Editar venta.

Guardar como presupuesto.

Guardar: Guardar la venta sin registrar un anticipo o pago total.

Guardar y asignar pago. Al dar clic en esta opción se visualizará la siguiente pantalla y en la se realiza el pago total de la venta o bien se registra un anticipo:

Seleccionar la FORMA DE PAGO, selecionar el tipo de pago: 50% del saldo, total u otra cantidad, en caso de que el trabajo se entregue en ese momento, tildar la opción llamada Entregar trabajo, esta opción es recomendable cuanto se trata de reparaciones u otro trabajo que no requiere un proceso que lleve más tiempo.

Clic en Guardar o Abandonar, en esta ultima opción se decide no registrar ningun pago.

De requerir registrar más de un monto con diferentes forma de pago y una vez registrado el primero de ellos y guardar, se habilitara el botón de CAPTURAR OTRO PAGO y realizar el procedimiento para registrarlo.

Al aplicar los pagos se visualizan las siguientes opciones:

Ir a venta: Muestra el detalle de la venta realizada y si cuenta con el servicio de facturacion electronica contratado podra generar la factura electronica, para tal efecto se dara clic en el icono de ENVIAR A FACTURADOR:

• Imprimir ticket: Impresion de los pagos recibidos.

• Capturar otro pago.

• Nueva venta: Generación de una nueva venta.

Venta desde consulta.

La sección cuenta con diferentes filtros para realizar la búsqueda de las consultas generadas a los pacientes, y apartir de ellos generar una venta con los datos ingresados por el Optometrista. Una vez que se ha ingresado uno o varios datos clic en el botón Buscar y se mostrará una tabla con los resultados obtenidos, en donde adicional se encontrará un icono de Realizar Venta.

Al dar clic en el icono Realizar Venta se mostrará la pantalla de NUEVA VENTA.

Por default se visualizarán los datos del paciente, de ser necesario podra modificar la consulta, asignar un doctor en especifico en lugar de la consulta, la fecha de entrega y asignarle la hora del mismo. Damos clic en Continuar.

El permiso que permite la asignacion de doctor la podra consultar en: Valores de Configuración

En la siguiente pantalla seleccionamos el armazon, montura o producto o bien, un paquete que tengamos configurado previamente. En el caso de los productos y de no exististir en su catalogo podra ingresarlo de forma manual, así como, el precio correspondiente.

Clic en Continuar. En la siguiente pantalla se asiganará el Trabajo, Clic en Agregar Trabajo.

En el campo llamado Lentes seleccionamos el tipo de lente recomendado por el Doctor y damos clic en el cotón ASIGNAR CONSULTA, se visualizaran los datos que se hayan cargado en la consulta, Si requerimos asignar el armazón o montura a este trabajo, clic en Armazón/productos Asig. Seleecionamos el Tratamiento der ser requerido.

Clic en Agregar. En la siguiente ventana nos mostrará el detalle de lente, asi como, el precio. Cuenta con las opciones de editar y borrar.

Clic en Continuar. La siguiente pantalla nos muestra el resumen de la venta, contando con los botones de:

Anterior: Si deseamos regresar a editar.

Guardar como presupuesto.

Guardar y asignar pago. Al dar clic en esta opción se visualizará la siguiente pantalla y en la se realiza el pago total de la venta o bien se registra un anticipo:

Seleccionar la FORMA DE PAGO, selecionar el tipo de pago: 50% del saldo, total u otra cantidad, en caso de que el trabajo se entregue en ese momento, tildar la opción llamada Entregar trabajo, esta opción es recomendable cuanto se trata de reparaciones u otro trabajo que no requiere un proceso que lleve más tiempo.

Clic en Guardar o Abandonar, en esta ultima opción se decide no registrar ningun pago.

De requerir registrar más de un monto con diferentes forma de pago y una vez registrado el primero de ellos y guardar, se habilitara el botón de CAPTURAR OTRO PAGO y realizar el procedimiento para registrarlo.

Al aplicar los pagos se visualizan las siguientes opciones:

Ir a venta: Muestra el detalle de la venta realizada y si cuenta con el servicio de facturacion electronica contratado podra generar la factura electronica, para tal efecto se dara clic en el icono de ENVIAR A FACTURADOR:

• Imprimir ticket: Impresion de los pagos recibidos.

• Capturar otro pago.

• Nueva venta: Generación de una nueva venta.

Presupuestos

Los presupuestos creados se consultan en el módulo de Mostrador/ Histórico de ventas/ Filtro mostrar presupuestos, el sistema mostrará el resultado a partir de la búsqueda realizada. Contando de igual forma con la opción de consultar aquellos presupuestos que se convirtieron en venta.

Mostrar presupuestos: Con opción de editar o consultar el detalle.

Mostrar presupuestos que generarón venta: Opcion de consultar el detalle.

Al ingresar al detalle, se mostrarán  los productos o lentes del presupuesto, contando en pantalla con las siguientes opciones:

Anterior. Permite agregar o quitar productos y lentes.

Guardar como venta: Permite la generación de una venta sin registrar un pago.

Guardar venta y pagar. Permite registrar el pago total o una parcialidad.

Al dar clic en Realizar Venta, se mostrará la pantalla para concluir con ella apartir de los datos previamente capturados o bien, quitar o agregar. Para generar una modificación, seguir los pasos de la edición de una venta.

Nueva Nota de garantía

La sección de Nueva Nota de Garantía nos permitirá capturar los datos necesarios para ingresar a garantía un trabajo ya entregado. . Ingresamos al Módulo de mostrador/ Històrico de ventas. Aquellas ventas que cuenten con el estatus de entregado se les habilitará una bandera en la columna de garantía.

NOTA: La creación o modificación de una garantía es un valor parametrizable donde se indica si al realizar el alta o modificación de la misma, el sistema solicitará el usuario y contraseña. La configuración se realizá en el múdulo de Configuración/Valores/ Venta.

Al ingresar al icono de garantía se mostrarán los trabajos que integren la venta:

En la primera partida se encuentran los datos de folio venta, el nombre del paciente, la empresa, la fecha en la que se esta elaborando la garantía, la fecha de entrega que debera ser asignada en caso de que la fecha original se vea afectada por el ingreso de una garantía y una opción de comentarios propios de la nueva garantía, lo cual es un dato obligatorio.

Al dar clic en el botón Guardar, se mostrará la pantalla para agregar la rectificación en cada uno de los trabajos:

Al dar clic en el botón de Agregar se mostrará una ventana con los datos que son editables.

Al dar clic en GUARDAR, se visualiza la tabla de rectificación con los datos que fueron modificados, así mismo se cuenta con la opción de editar el mismo en caso de ser necesario.

 En la parte de abajo se cuentan con los botones de:

ABANDONAR: Salir de esta pantalla

IMPRIMIR NOTA: Impresión de la garantía en formato carta.

IMPRIMIR TICKET: Impresion de la garantía en formato ticket.

CANCELAR: Cancela la garantía generada.

Al generar una garantia, el trabajo se encontrará en el módulo de laboratorio con el estatus de Reingreso por garantía, para conocer el detalle de la orden de laboratorio, puede consultarlo al dar clic: aquí

Búsqueda de Notas de Garantía

Las garantías generadas se consultan en el módulo de Mostrador/ Garantías. Al ingresar la pantalla contará con filtros para una búsqueda personalizada. Los estatus son Aceptada o Cancelada, segun sea el caso.

Al dar clic en el detalle de la garantía se visualizará la información de la misma y donde se podra realizar la edición de la misma dando clic en el icono del lapiz.

NOTA: La creación o modificación de una rectificación es un valor parametrizable donde se indica si al realizar el alta o modificación de la misma  el sistema solicitará el usuario y contraseña. La configuración se realizá en el múdulo de Configuración/Valores/ Venta.

Búsqueda de trabajos

Sección que permite realizar la búsqueda de los trabajos pendientes por entregar y los cuales se deberá actualizar el estatus. La pantalla cuenta con filtros para una búsqueda personalizada, así como la opción de mostrar aquellos trabajos que ingresaron como garantía, donde su estatus se muestra como Reingreso por garantía.

Al seleccionar una o varias ventas, clic en el botón llamado Cambiar Estatus, el sistema mostrará una ventana  solicitando el usuario que entrega y recibe que en este caso puede ser el mismo usuario, un campo para seleccionar a que estatus pasa la venta y un cuadro de comentarios:

Al dar clic en guardar se aplicarán los cambios realizados.

Facturar ventas

El sistema cuenta con la funcionalidad por medio de un proveedor externo de emitir CFDI´s, este servicio es adicional a e-Optics para mayor información comuniquese con su asesor.

Al contar con el servicio de Facturacion electronica, podra emitir los recibos fiscales de las ventas realizadas, al ingresar a esta sección se mostrán filtros para generar una búsqueda personalizada, así como cuenta con una sección donde se indicará que ventas requiere visualizar y las cuales seran enviadas a facturar:

La seccion cuenta con diferentes filtros para realizar una búsqueda personalizada de las ventas generadas en e-Optics, de igual forma se encuentra un sección desde la cual se delimita lo anterior

Una vez ingresando uno o varios datos, se mostrará el resultado de la misma desde la cual se podran seleccionar aquellas ventas que seran facturas.  En caso de que el receptor sea público en general se debera seleccionar la opción de GENERAR FACTURA PARA PUBLICO EN GENERAL

Clic en ENVIAR A FACTURADOR

La ventana cuenta con las siguientes secciones:

Datos fiscales/ receptor. Datos obligatorios:

• Nombre /razón social

• RFC

• Regimen fiscal

• C.P

• Correo

Datos de factura. Datos obligatorios:

• Uso CFDI

• Exportación.

• Método de pago.

• Forma de pago.

• Sucursal.

•  Perioricidad.

• Año.

• Meses.

• Notas.

Partidas: Detalles de los productos o servicios que inlcuyen la venta seleccionada.

Una vez ingresado los datos que en ella se solicitan, clic en Generar Factura Electronica, y los archivos seran enviados al correo que se haya registrado.

Consideraciones:

• El seguimiento a los recibos fiscales como, cancelaciones, refactura, complementos de pagos, etc. se realiza directamente en la plataforma de Facturador.com.

• Las modificaciones que se efectúan a un recibo fiscal no se verán reflejadas en e-Optics.

• El soporte de la plataforma del Facturador.com será brindado por el personal de dicha empresa y por medio de sus canales de comunicación. Para mayor información sobre la funcionalidad de la plataforma del facturador, ingresar al chat que encuentra en https://www.facturadorelectronico.com/ donde el equipo de soporte le resolverá sus inquietudes relacionadas con la funcionalidad de dicha plataforma.

• En caso de cambiar la contraseña del facturador, se deberá notificar al equipo de e-Optics, ya que dichas credenciales se encriptan en el sistema, lo cual permite la comunicación y timbrado de CFDI´s.

• Los folios adquiridos cuenta con una vigencia de 1 año a partir de su compra.

Consultar productos.

Permite consultar los precios de los productos, así como la existencia de este, sin la opción de mostrar el costo de los mismos.

La informacion se mostrará con base a la selección que se realice por medio de los filtros de búsqueda: